La gestión de flota vehicular es la tarea principal del encargado de la flota vehicular de tu empresa. Ya sea que el responsable seas tú mismo, el mismo dueño, un recurso delegado para esa tarea o un gestor profesional, realizar la gestión de flota de vehículos de forma económica, medible y eficiente es el objetivo principal de toda su administración.
Acompáñanos a conocer las principales funciones de la gestión de flota vehicular, cómo escoger a tu proveedor de servicio de gestión de flota y qué ventajas te ofrece esta forma de administración de flotas vehiculares.
Índice:
- Funciones básicas del servicio de gestión de flota vehicular
a. Selección de vehículos
b. Registro de la flota
c. Mantenimiento
d. Gestión de los conductores - Criterios para escoger a tu proveedor de gestión correctamente
a. Reputación y referencias
b. Propuesta de valor
c. Nivel de personalización
d. Metodología de trabajo
e. Servicio postventa - Ventajas del servicio de gestión de flota vehicular
a. Gestión del tiempo
b. Gestión del combustible
c. Mantenimiento
d. Nivel de seguridad
Funciones básicas del servicio de gestión de flota vehicular
Es normal que cuando tu negocio se encuentre en las primeras etapas de su desarrollo, la gestión de flota vehicular se realice de forma local, es decir, que le destines recursos de tu empresa que a la vez se dedican a otras funciones.
Sin embargo, una vez que tu empresa empieza a expandir sus operaciones, es necesario que consideres la posibilidad de una gestión de flota vehicular tercerizada.
La tercerización de la gestión de flotas vehiculares consiste en la correcta logística, operación y administración de los vehículos de tu negocio llevada a cabo por una empresa contratada para este fin específico.
Este servicio de tercerización incluye una gran variedad de funciones, como mantenimiento, programas de gestión de flota vehicular, gestión de conductores, monitoreo del combustible, así como el seguimiento de la seguridad de los operadores.
Este tipo de gestión de flota vehicular incluye lo siguiente:
Selección de vehículos
La empresa dedicada a brindar el servicio de gestión de flota vehicular se encarga de seleccionar la cantidad y el tipo de los vehículos a comprar, en base a los objetivos de tu negocio. En algunos casos, las empresas no solo compran sus propios vehículos, sino que los alquilan. Cuando se considera necesario de acuerdo a los planes de la empresa, los vehículos se revenden a fin de recuperar un porcentaje del capital invertido.
Registro de la flota vehicular
El servicio de gestión de flota debe incluir un registro impecable de todas las acciones relacionadas con las flotas encargadas. El servicio debe encargarse de poner en regla y en total operación a todos los vehículos, así como de verificar las inspecciones efectuadas a fin de que no ocurran inconvenientes futuros.
Lo que se busca es una supervisión de lo realizado en el servicio; los registros contienen indicadores que ayudan a analizar el trabajo técnica de cada activo, a fin de que se tomen mejores decisiones para la flota, lo que resultará en una mayor productividad.
Mantenimiento de la flota vehicular
Dentro de la gestión de flota vehicular, la función de mantenimiento consiste en asegurar que los vehículos funcionen de forma adecuada y operen al 100%, buscando su máxima rentabilidad.
En algunos casos se establecen planes y cronogramas de trabajo para el mantenimiento de la flota. Contar con un cronograma busca garantizar que el negocio opere sin problemas, minimizando costos, incrementando la eficiencia y disminuyendo eventos inesperados.
Gestión del manejo, educación y entrenamiento de los conductores
El servicio tercerizado de gestión de flota vehicular también debe monitorear a los conductores a fin de que estos desempeñen correctamente sus funciones. Como la operación de flotas vehiculares requiere de personas de mucha confiabilidad, es necesario el uso de GPS en la búsqueda del monitoreo.
También es fundamental brindar entrenamiento y educación a los conductores, para que se encuentren al 100% de sus capacidades durante su trabajo.
El servicio de tercerización de gestión de flota vehicular brinda a los clientes que lo toman la tranquilidad de que los vehículos y los conductores de su flota están siendo administrados y monitoreados de una forma correcta, a fin de generar la mayor rentabilidad posible.
Criterios para escoger a tu proveedor de gestión correctamente
Escoger al mejor proveedor de gestión de flota vehicular no es una tarea sencilla. Estas son algunas de las variables que deberás de tomar en cuenta antes de confiar tu administración de flota vehicular a un proveedor específico.
Reputación y referencias
Un primer criterio para escoger un proveedor para tu administración de flota vehicular es asegurarte que cuente con buenas referencias, es decir, que otras empresas que trabajan con ellos lo recomienden. Es fundamental cerciorarte que tu futuro proveedor cumpla con la promesa que hace a sus clientes.
Propuesta de valor
Debes analizar si la promesa o propuesta que realiza tu proveedor encaja con las necesidades de tu negocio. Es fundamental que la propuesta ofrecida por el gestor de flotas genere un engranaje, un proceso sistemático dentro de la gestión de flota vehicular. El objetivo es que el proveedor sea una solución y no un problema.
Nivel de personalización
Un proveedor de gestión de flota debe ofrecer un servicio a la medida de cada cliente. La oferta de administración de flota vehicular que realice debe enfocarse en las necesidades de tu negocio. Adicionalmente, el proveedor debe brindarte un trato personalizado con un gestor de cuenta que se encargue de solucionar cualquier tipo de inconveniente.
Metodología de trabajo
Dado que existe una gran vinculación de la gestión de flotas de vehículos con la gestión logística y los procesos, es de vital importancia que el proveedor cuente con una metodología que garantice el buen desempeño del servicio.
Esta metodología de administración de flota vehicular debe haberse comprobado y, sobre todo, haber generado buenos resultados, por lo que es fundamental solicitar casos de éxito junto con la propuesta.
Servicio postventa
Es fundamental que el proveedor no solo demuestre preocupación al momento de ofrecernos el servicio (podría hacerlo con el solo fin de venderlo). Para usted, como agente de su negocio, es clave evaluar que el proveedor de gestión de flota vehicular brinde un buen servicio al cliente ante cualquier tipo de inconveniente.
Es clave, ante los inconvenientes inesperados de la operación, que la administración de flotas de vehículos que el proveedor ofrece tenga un alto nivel de respuesta.
Como se puede ver, hay varios factores a tener en cuenta al elegir un proveedor de administración de flota vehicular. Recomendamos priorizar dos criterios fundamentales al momento de la elección: la reputación (si el proveedor cumple con lo que ofrece) y la propuesta de valor (evaluar si se ajusta a las necesidades de tu flota vehicular).
Ventajas del servicio de gestión de flota vehicular
Al confiar la gestión de flota vehicular de su empresa en manos de un proveedor calificado, usted recibirá numerosos e importantes beneficios.
Gestión del tiempo más eficiente
Una de las principales señales de una gestión eficiente de flotas de transporte es su manejo del tiempo. La planificación de rutas, el control de los horarios de salida y llegada y la medición del volumen del tráfico en tiempo real ahorran tiempo en todos los niveles de la operación, desde el operativo (choferes, mecánicos) hasta el administrativo (gerentes, responsables de taller).
La gestión de flota de vehículos hace posible que se optimice la duración de las etapas más críticas de la operación, como el mantenimiento. A la vez, reduce los tiempos muertos.
Gestión más eficiente del combustible
Otro de los indicadores principales de la gestión de flota vehicular es el rendimiento del combustible usado en los viajes. La gestión del combustible surge de la planificación de las rutas, que permite optimizar su consumo al indicar la duración de los viajes, los sitios de reposte y las zonas de embotellamiento (que naturalmente indican un mayor consumo).
Además, el gestor de flota dispone de información fiel y pormenorizada sobre el consumo de combustible efectuado, lo que a su vez es un indicador de la productividad del conductor responsable.
Reducción de los gastos de mantenimiento
Una de las grandes preocupaciones de los dueños de empresas es los gastos de mantenimiento de sus flotas vehiculares. Con una gestión eficiente de flotas de transporte es posible hacer un seguimiento efectivo del estado de los vehículos, a fin de tomar medidas preventivas y asegurar su pleno rendimiento.
El resultado de un plan de control de flotas de vehículos permite que la eficiencia del servicio mecánico aumente, y a la vez, que la vida útil de la flota vehicular se incremente.
Incremento de la seguridad
Al gestionar activos de alta importancia como vehículos y conductores, incrementar la seguridad de la flota vehicular es de suma importancia para los dueños de empresas.
La gestión eficiente de flotas de transporte permite tomar medidas preventivas en cuanto a robos, accidentes, y otras eventualidades propias de la operación de una flota terrestre. Además puede ayudar a reducir los riesgos naturales de un trabajo altamente operativo.
Conclusiones
Con la elección de un buen proveedor de servicio de gestión de flota vehicular tercerizado, y siguiendo estos criterios de selección y medición, tus posibilidades de lograr la excelencia en tu operación aumentarán considerablemente.
Sigue los consejos que te hemos brindado en este post y podrás optimizar tu presupuesto y el funcionamiento de tu negocio. Recuerda que puedes contar con el servicio de gestión de flota vehicular de primera calidad de Redson.